Add-In Outlook pour la solution d’ECM Elise
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Grâce à l’Add-In Outlook : Intégrez, classez et partagez vos e-mails et pièce(s)-jointe(s) dans votre ECM Elise
Candidature, Bon de commande, Avoir, Facture… Que vous travailliez au service RH, Commercial, Comptabilité ou Marketing, vous recevez ou envoyez chaque jour des documents qu’il est important de partager avec d’autres collaborateurs mais également de traiter, classer et archiver.
L’Add-In Outlook de votre logiciel d’ECM Elise vous permet de gagner en productivité, grâce à ses fonctions :
- d’intégration de vos e-mails reçus ou envoyés, avec tout ou partie des pièces-jointes associées
- de classement dynamique via le type de message (facture, contrat…)
- de partage grâce à l’attribution de workflow dynamique de traitement
Sans quitter Outlook
Téléchargez la fiche solution Add-In OutlookL’Add-In Outlook évite les doublons
La publication dans Elise, par un collaborateur, d’un document depuis l’Add-In Outlook, créé un lien visible depuis le message Outlook pour l’ensemble des autres contacts du message équipés d’Elise. Les doublons sont ainsi évités.
L’Add-In Outlook vous permet de gagner en productivité
Afin de faciliter l’intégration des documents dans la GED, l’Add-In Outlook vous propose, depuis une interface dédiée :
- de sélectionner tout ou partie des documents joints à l’e-mail y compris le corps de l’e-mail, pour ne publier en GED que les documents utiles
- de typer le document (facture, contrat, bon de commande…) afin qu’il soit classé automatiquement en GED dans le dossier adéquat (SmartLink opère alors la liaison automatique avec les documents associés pour enrichir le dossier d’affaire)
- de partager ce contenu avec d’autres collaborateurs ou de lui appliquer un workflow dynamique de traitement
Sans quitter Outlook
Une fois votre document publié, vous accédez depuis Outlook, au document publié dans Elise.
Découvrir aussi : Intégrez vos e-mails et formulaires web dans Elise avec MailFeeder
L’Add-In Outlook d’Elise simplifie le partage de vos documents en remplissant automatiquement vos données
L’Add-In Outlook offre un remplissage automatique des métadonnées de vos documents sans passer par Elise, un véritable gain de temps pour le partage d’information et l’enrichissement de votre base documentaire.
Recherche automatique des informations contenues dans l’e-mail
Objet, importance, pièces jointes et corps de l’e-mail sont automatiquement repris, et sont évidemment modifiables. Ainsi vous ne publiez dans Elise, que les informations pertinentes pour votre dossier : PJ (pièces jointes), contenu de l’e-mail…
Recherche dans votre base de contacts Elise les différents acteurs de l’entreprise, mentionnés dans l’e-mail pour attribution de Workflow dynamique
L’Add-In Outlook reconnait les contacts de votre entreprise contenus dans l’entête et le corps de celui-ci et vous permet aussi d’en ajouter. Ce qui permet d’attribuer les tâches facilement aux collaborateurs concernés, que cela soit pour information ou pour action.
Ainsi vos documents publiés dans votre ECM Elise sont automatiquement intégrés à un workflow dynamique de traitement.
Lie le document aux contacts externes Elise
L’Add-In Outlook reprend les acteurs externes contenus dans l’entête ou le corps de l’e-mail et les lie à vos référentiels de contacts dans Elise.
Permet de sélectionner le type de document pour un enrichissement optimal de votre GED
La qualification du type de document permet de classer dynamiquement votre document dans le ou les dossiers associés (affaire, fournisseur, client…) au(x)quel(s) vous souhaitez l’attribuer (facture, contrat, réclamation…).
Compatibilité
- Outlook 2013 ou supérieur (client lourd, web, mobile) avec Exchange 2013 ou supérieur
- Office 365
L’interface de l’Add-In Outlook est disponible en français et anglais.
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