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Signature électronique, conversion PDF et export de documents

Avec DocFactory, vous disposez d'une plateforme performante de conversion PDF/A pour faciliter la diffusion de vos documents depuis votre GED et leur archivage électronique. DocFactory intègre également la signature électronique serveur.

Conversion des documents bureautiques

Le service de conversion DocFactory prend en charge la transformation des principaux formats bureautiques vers le format PDF. Les étapes de conversion des documents peuvent être automatisées et intégrées à vos applicatifs ou processus d’entreprise.

Conversion PDF des documents bureautiques avec DocFactory, solution de dématérialisation by NeoLedge

Fonctionnalités

  • Principaux formats supportés : Microsoft Office : Word (doc et docx), Excel (xls et xlsx), Powerpoint (ppt et pptx), Visio (vsd et vsdx), Project (mpp et mpd) OpenOffice | LibreOffice : Writer (odt), Calc (ods), Impress (odp).
  • Autres formats : html, Texte brut, svg, emf, dwg.

Bénéfices

  • Vous centralisez et automatisez les étapes de conversion des documents bureautiques dans un format optimisé pour le web.
  • Le format est uniformisé pour l’ensemble des documents injectés dans une solution de GED ou d’ECM.

Documents PDF/A optimisés

Tirant parti des dernières innovations technologiques et dans le respect des standards, la solution de dématérialisation de documents DocFactory produit des documents PDF optimisés pour la consultation rapide et la conservation.

Optimisation des documents PDF/A avec DocFactory, solution de dématérialisation by NeoLedge

Fonctionnalités

  • Documents PDF optimisés pour la « consultation par le web » (linéarisation).
  • Format PDF/A (ISO 19005-1) pris en charge pour la dématérialisation des documents en vue de leur conservation numérique à long terme.

Bénéfices

  • Vous contrôlez finement les caractéristiques des documents PDF générés en sortie.
  • L’optimisation des documents pour la consultation par le web permet une ouverture rapide des documents, même volumineux.
  • Le format PDD/A garantit la conformité et la conservation numérique des documents.

Conversion de PDF image en PDF texte

Vous stockez des formulaires web ou pièces jointes d’e-mail intégrés au format image, des télécopies intégrées depuis votre serveur fax dans un format ne permettant ni leur indexation, ni la recherche plein texte ? Grâce au module DocFactory de conversion PDF image en PDF/A texte, récupérez facilement leurs données.

Conversion PDF image en PDF texte optimisé avec DocFactory, solution de dématérialisation by NeoLedge

Fonctionnalités

  • Détection automatique des PDF pour déterminer s’il s’agit d’un PDF image.
  • Application la Reconnaissance Optique des Caractères (OCR).
  • Diffusion dans votre logiciel GED ou ECM d’une nouvelle version du PDF image converti en PDF/A texte.

Bénéfices

  • Vous évitez la saisie manuelle de données et augmentez la performance de vos recherches dans votre base documentaire.
  • Vous facilitez le remplissage des métadonnées grâce au copier/coller ou glisser/déplacer – et donc l’indexation du document.
  • Vous permettez la recherche plein texte sur le document tout en diminuant son poids.

Signature électronique serveur

Avec DocFactory, vous pouvez signer électroniquement au nom de votre entreprise ou organisation tous types de documents, entrants, sortants et internes, grâce au module de Signature Electronique Serveur ou Cachet Serveur.

Signature électronique serveur dès la numérisation avec DocFactory, solution de dématérialisation by NeoLedge

Fonctionnalités

  • Signature avec les normes PAdES (documents PDF uniquement) et XAdES (tous types de documents dont les PDF).
  • Fichier xml de signature fourni en annexe du document.
  • Possibilité d’associer le processeur de Signature Electronique Serveur à d’autres processeurs selon vos besoins.
  • Possibilité d’activer l’horodatage des documents (service fourni par un tiers de confiance de votre choix).
  • Compatibilité avec le logiciel de GED Elise et autres solutions de GED.

Bénéfices

  • Vous garantissez l’origine, l’intégrité et l’authenticité de chacun, indépendamment de leur durée de vie.
  • Vous pouvez signer électroniquement des documents sortants en masse comme par exemple vos factures clients, vos fiches de paies avant de les expédier par e-mail, pour un gain de temps avéré.
  • À l’issue de la rédaction et de la validation d’un document de référence dans votre GED, apposez la signature électronique de votre organisation afin de garantir son intégrité et inaltérabilité.

DocFactory, solution universelle de dématérialisation

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