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Archivage électronique

L’archivage est une activité très réglementée et très cadrée, en ce qui concerne l’enregistrement, le stockage et la restitution des documents. Dans le cas de l’archivage physique, le stockage papier est en outre très coûteux et très encombrant. C’est pourquoi l’archivage électronique est une solution beaucoup plus pratique et économique. Cependant, cette nouvelle manière de stocker les documents doit elle aussi respecter certaines normes.

Quels sont les liens entre l’ECM et l’archivage électronique ? Comment garantir l’intégrité des documents stockés au format numérique tout au long de leur cycle de vie ?

De la numérisation à l’archivage des documents électroniques, la solution d’ECM Elise simplifie la gestion des règles de conservation des documents et assure la confidentialité des données. Elise est également interfaçable avec tous les systèmes d’archivage électronique (SAE) pour vos archivages à valeur probante.

simplifiez l'archivage électronique de vos documents

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Copies garanties fidèles à l'original

Avec DocFactory, numérisez vos originaux et créez des documents PDF optimisés pour la diffusion, la conservation et l’archivage électronique. La numérisation couleur n’altère pas la qualité des documents, et la technologie d’hyper compression des documents numérisés en couleur divise leur poids par dix, sans altération de la qualité visuelle. Enfin, DocFactory vous permet également d’apposer sur l’ensemble de vos documents une signature cachet serveur, qui garantit leur authenticité.

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Archivage interne à votre GED

Elise vous permet de gérer un premier niveau d’archivage. Votre ECM gère le stockage et le suivi de toutes les actions effectuées sur le document (journalisation, gestion des versions) pour une conformité avec la piste d’audit fiable. Vous pouvez également signer électroniquement les documents, à l’unité ou par lot. Enfin, la gestion des droits par type de document ou selon la place du collaborateur dans l’organigramme garantit un accès sécurisé aux données.

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Gestion des durées

L’automate d’archivage d’Elise simplifie le passage des documents au statut d’archive. Grâce au tableau de gestion, attribuez une date d’utilité administrative (DUA) et un sort par type de document : lorsque la DUA est atteinte, Elise se charge d’archiver votre document. L’archivage est donc géré automatiquement, sans pointage ou autre action manuelle. Vous pouvez également paramétrer des sorts particuliers pour les documents n’ayant jamais été clôturés, ou ayant été oubliés.

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Export SAE et archivage à valeur probante

Elise est doté d’un module d’archivage conforme au Standard d’Échange de Données pour l’Archivage (DGME) et aux normes SEDA et MEDONA. Votre ECM vous permet ainsi d’exporter directement les documents vers tout type de SAE pour un archivage à valeur probante, en étant sûr de respecter les normes d’archivage en vigueur.

Archivage électronique : quels avantages ?

Pour les collaborateurs

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  • Automatisation de l’archivage et gestion des DUA :
    •  Pas de vérifications manuelles.
    •  Gain de temps.

Pour la direction générale

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  • Conformité au cadre réglementaire et aux normes en vigueur.
  • Maîtrise des coûts d’infrastructure.
  • Conformité avec la piste d’audit fiable.

Pour le service informatique

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  • Amélioration des performances : plus de surcharge de l’infrastructure avec des données obsolètes.

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