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Gestion du courrier : passez au “zéro papier” dans votre ville

Dématérialisez tous vos courriers grâce à illico. Assurez leur traçabilité, supervisez leur traitement et respectez vos délais de réponse.

Capture multicanal

Numérisez vos courriers et garantissez leur fiabilité. Capturez vos e-mails en un clic. Avec illico, vous intégrez tout le courrier adressé à votre ville dans une seule solution.

  • Vous bénéficiez d’une traçabilité de bout en bout de votre processus : vous ne perdrez plus jamais un courrier important.
  • Vous pouvez être sûr d’avoir les documents originaux dans l’EDM.
  • Les demandes sont centralisées quel que soit le canal par lequel elles sont reçues (courrier, email, demande à l’accueil de la mairie, appel téléphonique).

Flux de courrier efficace

  • Facilitez le travail du service courrier grâce à une interface dédiée. Optimisez les actions de vos collaborateurs en automatisant les processus, les notifications et les accès mobiles.

    • Vous gagnez en productivité et en efficacité dans l’enregistrement et la distribution du courrier.
    • La circulation et le traitement du courrier sont optimisés.
    • Vos processus de validation sont rationalisés.
    • Vous avez accès à votre courrier même en déplacement.

Suivi des traitements et des délais

L’allocation des délais de traitement par type de courrier et la mise à disposition de tableaux de suivi personnalisables vous permettent de garantir à vos citoyens et partenaires une réponse rapide. 

  • Vous respectez les délais de réponse.
  • Vous suivez les actions en cours ou à venir.
  • Vous envoyez le bon courrier à la bonne personne ou au bon service.
  • La réaffectation d’un courrier ou d’une tâche de validation est simple, rapide et possible pour tous les utilisateurs.

Gestion des courriers sortants

Facilitez la rédaction de vos courriers sortants grâce à votre bibliothèque de modèles de documents et à l’intégration automatique des données utiles. 

  • Il est aisé de vérifier la cohérence et la pertinence des informations saisies.
  • Vous créez rapidement des lettres de réponse, avec des informations pré-remplies avec la charte de la ville.

Base de contacts intégrée

Disposez d’une base de données de gestion des tiers intégrée, reliez chacune de vos lettres à un contact et bénéficiez d’une vue globale de la correspondance pour un tiers donné. 

  • Vous obtenez une vue globale de la correspondance liée à un destinataire ou à un expéditeur, quel que soit son canal d’arrivée, en un clic.
  • Vous pouvez retrouver facilement toutes les données personnelles relatives à un tiers en cas de demande d’accès ou de suppression des données.

Recherche et classements simplifiés

Retrouvez facilement vos documents grâce aux classements dynamiques et à la recherche multicritères. 

  • Il est facile de trouver une lettre ou des informations contenues dans une lettre.
  • Le courrier n’est toujours présent qu’une seule fois, mais les moyens d’y accéder sont personnalisés. Cela garantira qu’il n’y a pas de doublons dans votre base de documents.
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