Dématérialisation des factures
Grande entreprise ou PME, ville ou administration publique : toute organisation est confrontée à la nécessité de gérer au mieux ses factures fournisseurs. Une gestion performante est nécessaire au bon fonctionnement quotidien de toute structure, quelle que soit sa taille ou son secteur d’activité !
Comment optimiser le traitement des factures dans votre organisation, de leur création jusqu’au règlement final ? Comment être certain de respecter les réglementations en vigueur et les délais de traitement avec une gestion dématérialisée des factures ?
Avec la solution d’ECM Elise, dématérialisez et gérez l’ensemble du cycle de vie de vos factures dans un espace centralisé. Connectez votre ECM à votre système d’information interne, et définissez vos règles de traitement et de validation. Vous réglez vos factures dans les temps, optimisez vos circuits de validation et améliorez ainsi la relation avec vos clients et fournisseurs.
Gérez vos factures en mode dématérialisé
Capture de données multicanale
Toutes vos factures sont centralisées, quel que soit leur format original. Numérisez les factures au format papier : dématérialisation, extraction d’informations (LAD factures) permettent d’identifier la facture dès son intégration dans votre ECM. Intégrez les factures au format PDF et les pièces jointes à des emails avec le module pour Microsoft Outlook. Gérez également les factures au format électronique et les informations structurées ou semi-structurées.
Intégration avec le système d’information
Elise propose une intégration complète et transparente avec vos applicatifs métiers et votre ERP : vous intégrez les référentiels clients, ou encore vous envoyez à l’ERP l’information nécessaire pour déclencher la mise en paiement. L’identification des fournisseurs est facile, et se fait sur la base de leur numéro de SIRET ou de TVA. Enfin, la gestion dématérialisée des factures garantit aussi une sécurisation des données : vous suivez l’ensemble du cycle de vie des factures, et pouvez définir des niveaux de confidentialité selon les documents.
Automatisation des processus de traitement
Automatisez la lecture et l’enregistrement des factures dans une plateforme unique avec la LAD/RAD. L’aiguillage automatique des factures est prévu même pour des process suivant des critères complexes, comme le service commanditaire, la nature, le montant. Grâce à la technologie SmartLink d’Elise, vous créez des liens entre vos documents (factures et pièces associées : contrat, commande, marché). En outre, vos documents peuvent aussi être classés par fournisseur et vous bénéficiez ainsi d’une vision complète sur le dossier fournisseur.
Gestion des exceptions
Elise est une solution de case management avancée, qui facilite la collaboration des équipes. Elle permet ainsi de gérer rapidement les anomalies et exceptions : factures sans bon de commande, ou nécessitant une validation humaine et dont le rapprochement ne peut être automatisé.
Les avantages de la dématérialisation des factures
Pour la direction
- Outils de suivi, statistiques (Elise BI) et pilotage (tableaux de bord).
- Optimisation du cash (cash management).
- Suivi des performances au jour le jour.
- Respect des délais.
- Réduction des litiges.
Pour la direction administrative et financière
- Fiabilisation du processus de traitement et de validation des factures.
- Dossier fournisseur et pièces justificatives regroupées en un espace central : respect de la piste d’audit fiable.
- Respect des délais de règlement.
- Réduction des litiges.
Pour les collaborateurs
- Process de validation des factures simplifié.
- Gain de temps.
Simplifiez la gestion des règles de conservation et d’archivage des documents.
Dématérialisez les processus achats-ventes, gérez l’ensemble des dossiers clients et fournisseurs de manière efficace et collaborative.
Modélisez, gérez, automatisez et optimisez l’ensemble de vos processus métiers.
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Mettez en place une gestion des courriers entrants et sortants efficace.
