Gestion de la relation citoyenne à Arnouville

Arnouville et l’ECM Elise : une collaboration de longue date

Contexte : La recherche d’une solution de gestion électronique des courriers

En 2014, la ville d’Arnouville choisit de se lancer dans un grand projet de dématérialisation des courriers. La priorité : faire évoluer et surtout simplifier l’échange de documents internes et externes. Tous les documents sont concernés, qu’ils soient émis ou reçus par la mairie, à commencer par les courriers. L’objectif était ainsi de permettre à la mairie de diminuer sensiblement le volume de documents traités au format papier par la mairie. Et donc de gagner en temps et en réactivité !

Dans ce cadre, le choix de la mairie s’est donc porté sur la mise en place d’une solution de GED pour :

  • Gérer l’archivage documentaire, la numérisation et l’indexation des documents,
  • Fonctionner de manière transverse, avec une solution unique pour tous les utilisateurs de la mairie,
  • Et surtout gérer l’ensemble du courrier entrant et son cycle de vie : réception, gestion, transmission, réponse, et traçabilité globale.

Gestion de la relation citoyenne à Arnouville avec NeoLedge | En savoir plusLire aussi : 3 bonnes raisons de dématérialiser la gestion de ses courriers

Le choix d’Elise

Gestion de la relation citoyenne à Arnouville avec NeoLedgeArnouville voulait donc mettre en place un outil de GED global. Un outil qui allait permettre à la fois de gérer les documents mais aussi leur circulation, pour harmoniser les processus de gestion de documents de la mairie. Son choix s’est porté sur la solution Elise, de NeoLedge, qui possède d’un historique fort dans la gestion des courriers entrants et sortants.

Cette mairie du Val d’Oise a démarré sa collaboration avec les équipes de NeoLedge en mai 2014. Après une phase “projet”, le déploiement s’est fait progressivement à partir du mois de juillet 2014 auprès de l’ensemble des utilisateurs de la mairie, qui utilisaient pleinement la solution Elise dès novembre 2014.

Depuis, la mairie a gagné considérablement dans l’amélioration du traitement des courriers. Elise permet de déployer les fonctionnalités clés de l’ECM, adaptées spécifiquement au fonctionnement de la mairie et à la gestion de courrier comme par exemple :

  • L’outil est accessible pour les 316 collaborateurs de la mairie, avec des autorisations d’accès différentes selon les fonctions.
  • La gestion des flux entrants et sortants est simplifiée. Les courriers entrants représentent une moyenne journalière de 100 plis reçus, soit 180 pages numérisées chaque jour, sans compter les dossiers plus volumineux occasionnels. S’y ajoutent les courriers émis par la mairie : 24 000 plis, soit environ 50 000 pages émises par an.
  • Les processus sont simplifiés et automatisés grâce à des workflows évolutifs (BPM). Ils permettent la modélisation des processus, avec une modification aisée pour une gestion des processus métiers complète et intuitive.

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Lancement du projet de GRC

Les besoins

En 2016, Arnouville se lance dans un nouveau défi : un projet d’amélioration de la gestion de la relation citoyenne. Ce projet se place dans la continuité de la mise en place d’une solution de gestion électronique de courrier. En effet, la volonté principale de la ville est de simplifier et d’optimiser l’interaction entre les citoyens et leur ville.

Cette ville d’un peu plus de 14 000 habitants envisage donc de mettre à disposition des citoyens une application mobile, pour répondre à ces deux grandes attentes :

  • Mettre en place une solution qui soit facile à utiliser par les citoyens,
  • Et offrir un service disponible 24h/24 et 7j/7.

Une nouvelle application pour les citoyens : Arnousignal

Utilisatrice de la solution ECM Elise depuis déjà deux ans, Arnouville a choisi de capitaliser sur ce logiciel et de mettre en place l’application Elise City. Directement liée à la solution d’ECM, ce module permet de centraliser l’ensemble des demandes citoyennes : qu’elles parviennent via l’application ou par courrier.

Demander une démonstration

Elise City avait l’avantage, pour la ville, d’être une solution hautement paramétrable. Elle s’adapte également aux besoins des villes de toute taille. Baptisée Arnousignal, la ville s’est appropriée l’application en choisissant quels incidents les habitants peuvent faire remonter, et comment ils seront ensuite traités par les services de la mairie.

Pour en savoir plus :

Gestion de la relation citoyenne à Arnouville avec NeoLedge

Arnouville a communiqué de manière originale en mettant en scène une vidéo de démonstration de l’application, pour faire remonter à la mairie divers incidents. Retrouvez ici la vidéo et la présentation officielle de l’application sur le site de la ville.

Madame Chahinez Zerrad, chef de projet Systèmes d’Information, proposera également un retour d’expérience à l’occasion d’un atelier webinar le 15 décembre 2017.

Participer au webinar