La dématérialisation d’une démarche administrative ne se limite pas à un formulaire en ligne. Pour être complète, elle doit couvrir tout le cycle de vie du dossier : dépôt, instruction, décision, archivage. Et surtout, elle doit permettre de consolider l’ensemble de la demande citoyenne en un seul et même endroit, sans dispersion, sans ressaisie, sans perte d’information.
Avec l’outil national « Démarche Numérique », les organismes publics peuvent dématérialiser et piloter plus facilement leurs démarches. Le service NeoDN Connect (NDNC) de NeoLedge franchit une étape supplémentaire : en connectant cette plateforme à la solution Elise Cloud, il unifie tous les flux dans un espace centralisé, où chaque demande citoyenne est reçue, instruite et traitée au même endroit.
En bref
- Démarche Numérique est la plateforme gratuite de la DINUM pour créer des formulaires administratifs en ligne.
- NeoDN Connect relie automatiquement cette plateforme à la GED Elise Cloud pour centraliser l’ensemble des demandes citoyennes et réponses à ces demandes en un point unique.
- L’instruction (examen, validation, décision) se fait directement dans Elise, pas dans un outil tiers.
- Résultat : moins de ressaisie, des délais plus courts, une traçabilité native, un archivage conforme.
Démarches Numériques: pour qui ? pour quoi ?
« Démarche Numérique » (demarche.numerique.gouv.fr) est la plateforme officielle qui permet aux organismes publics de créer et publier des formulaires administratifs en ligne. Elle est développée et hébergée par la DINUM (Direction Interministérielle du Numérique).
Quelques repères utiles :
- Gratuite pour tout organisme exerçant une mission de service public.
- Sans développement informatique requis pour la mettre en place.
- Interconnectée à FranceConnect, à l’API Entreprise, à l’API Géo et à la Base Adresse Nationale.
- Utilisée pour des démarches très variées, internes (demandes de télétravail, inscriptions à des formations, circuits RH, demandes inter-services, etc.) comme externes, destinées aux citoyens, entreprises ou associations (appels à projets, demandes de titre, déclarations de dons, demandes de subventions, etc.).
Résultat : un dialogue simplifié entre les usagers et l’administration, avec des démarches plus accessibles et des informations plus fiables dès la saisie.
Le défi apparaît ensuite dans la continuité du traitement :
comment faire circuler automatiquement les dossiers dans les workflows métiers existants ?
Pourquoi la dématérialisation seule ne suffit plus ?
Un formulaire en ligne ne résout que la partie « collecte ». Une fois le dossier déposé, plusieurs tâches restent nécessaires côté administration :
- transmettre le dossier au bon service ou au bon agent instructeur ;
- créer et classer le dossier dans l’outil métier ;
- suivre les étapes de validation et les circuits d’approbation ;
- relancer en cas de pièce manquante ou de délai dépassé ;
- notifier l’usager à chaque changement de statut ;
- tracer chaque action pour les audits et les demandes CADA ;
- archiver le dossier clos selon la bonne durée de conservation.
Sans outil d’instruction connecté à la plateforme de dépôt, ces tâches reposent souvent sur un tableur, une boîte mail partagée ou une GED non connectée, sources fréquentes d’erreurs et de retards.
C’est ici qu’intervient la logique d’orchestration des flux.
Comment se déroule le parcours d’un dossier ?
Le parcours se résume en trois étapes :
- Dépôt : l’usager soumet son dossier et ses pièces sur Démarche Numérique.
- Instruction : le dossier est réceptionné, indexé, instruit et suivi entièrement dans Elise.
- Réponse : la décision, le statut ou une demande de complément repartent vers l’usager, depuis Elise.
NeoDN Connect assure la liaison automatique entre ces trois étapes, dans les deux sens.
Qu’est-ce que NeoDNConnect ?
NeoDN Connect est le service d’intégration qui connecte Démarche Numérique à la GED Elise Cloud. Il capte chaque dépôt via l’API de la plateforme nationale, mappe les champs du formulaire vers les métadonnées Elise, déclenche le workflow d’instruction correspondant, puis renvoie les statuts vers l’usager.
Ses caractéristiques principales :
- canal bidirectionnel (dépôt → Elise, et statut Elise → usager) ;
- intégration native, sans chantier informatique lourd ;
- mapping configurable selon chaque type de démarche ;
- mise en service rapide, sans paramétrage complexe côté organisme.
Pourquoi instruire les demandes des administrés directement dans Elise ?
Instruire un dossier signifie l’examiner, vérifier ses pièces, suivre sa validation et produire une décision. Faire tout cela dans Elise, plutôt que dans un outil séparé de la GED, évite les ruptures entre la réception, le traitement et l’archivage.
Les principaux atouts d’Elise pour cette instruction :
- Dossier 360° : formulaire, pièces, échanges, annotations et décision regroupés dans un seul espace.
- IA documentaire : reconnaissance automatique des pièces (OCR, LAD/RAD), détection des pièces manquantes ou non conformes dès le dépôt.
- Workflow métier (BPM) : circuits de validation paramétrables par type de démarche, relances automatiques.
- Signature électronique intégrée : validation et signature de la décision via Elise Flow, conforme eIDAS, sans changer d’outil.
- Traçabilité native : chaque consultation, modification ou transmission est historisée automatiquement.
- Archivage à valeur probante : gestion de la durée d’utilité administrative (DUA) et des règles de conservation.
- Sécurité et conformité : RGPD, RGS, eIDAS ; option d’hébergement qualifié SecNumCloud.
- Accessibilité : interface conforme RGAA/WCAG.
- API ouvertes (REST, SOAP) pour connecter Elise à d’autres systèmes métiers si besoin.
Le résultat : un traitement bout en bout sans intervention manuelle.
Quels bénéfices pour les organismes publics ?
En combinant Démarche Numérique + NeoDN Connect + Elise Cloud, les services publics gagnent sur toute la chaîne :
Vous souhaitez évaluer ce que représenterait le traitement de vos démarches numériques dans Elise ? Contactez notre équipe pour une démonstration personnalisée.
Questions Fréquentes
La plateforme demarche.numerique.gouv.fr est-elle gratuite pour les organismes publics ?
Oui. La solution est mise à disposition gratuitement par la DINUM à l’ensemble des organismes assurant des missions de service public. Sa mise en place ne nécessite aucun développement spécifique.
Faut-il un projet informatique lourd pour traiter mes démarches dans Elise ?
Non. La connexion entre la plateforme nationale et Elise repose sur une intégration native et un mapping configurable, assurée par NeoDN Connect. Elise est opérationnelle rapidement, sans chantier d’intégration complexe.
Que se passe-t-il si un dossier est incomplet à la réception ?
L’IA d’Elise détecte automatiquement les pièces manquantes ou non conformes dès le dépôt. L’instructeur peut demander un complément directement depuis Elise ; la notification part automatiquement à l’usager via la plateforme nationale.
Peut-on signer électroniquement la décision finale depuis Elise ?
Oui. Le parapheur électronique Elise Flow permet de valider et signer la décision en conformité avec le règlement eIDAS, sans quitter l’outil d’instruction.
Les données échangées sont-elles sécurisées ?
Oui. NeoLedge est certifié ISO 27001. Les données sont hébergées exclusivement en France, avec une option SecNumCloud pour les besoins de sécurité renforcés. La conformité RGPD, RGS et eIDAS est garantie par conception.
