Chaque jour, des milliers de documents transitent dans les organisations : factures, contrats, courriers, dossiers RH… Les traiter manuellement coûte du temps, génère des erreurs et mobilise des équipes sur des tâches sans valeur ajoutée.
En bref :
- L’IA documentaire lit, comprend, classe et publie vos documents automatiquement, sans intervention manuelle
- Un assistant IA permet d’interroger vos archives en langage naturel, 24h/24
- Vos données sont enrichies et vérifiées automatiquement, et des documents de synthèse sont générés à la volée
- Les gains sont mesurables dès les premières semaines de déploiement
- Aucun remplacement de votre GED, hébergement souverain en France
Le parcours d’un document, de la capture à la décision
Concrètement, que se passe-t-il entre le moment où un document arrive dans votre organisation et celui où il est exploitable dans la GED Elise ?
Développée par le laboratoire de recherche interne de NeoLedge, AI.Lise est une suite de services cognitifs souverains qui met l’IA au service de vos documents : six étapes s’enchaînent automatiquement pour tout automatiser, analyser et transformer.
- Le document arrive, peu importe la forme
PDF, scan, fax, photo prise avec un téléphone, formulaire papier ou numérique… AI.Lise accepte tout, sans préparation préalable de votre part.
- Il est lu intégralement
Texte imprimé comme texte manuscrit, tampons, cases cochées ou tableaux complexes compris. Les signatures et images qu’il contient (dans un contrat de travail, par exemple) sont également repérées et extraites. Le tout en quelques secondes, même sur un dossier de plusieurs dizaines de pages.
- Il est identifié
AI.Lise reconnaît de quel type de document il s’agit (facture, contrat, courrier RH…) et l’indique avec un niveau de confiance.
- Ses informations clés sont extraites
Références, dates, montants, parties prenantes… selon le type de document.
- Il est rangé au bon endroit
Automatiquement, en respectant l’arborescence propre à votre organisation dans Elise. Sans aucune ligne de code nécessaire.
- Il est publié dans Elise
Fiable et rapide, avec des mécanismes qui garantissent qu’aucun document ne soit perdu ou dupliqué, même en cas d’incident technique.
Tout cela se joue en quelques secondes à quelques minutes, selon le volume.
Comment l’IA lit-elle et comprend-elle vos documents ?
Reconnaître des caractères ne suffit pas : une IA doit aussi comprendre ce qu’est un document, et ce qu’il faut en faire. Chez NeoLedge, AI.Lise répond à ces deux exigences sur les documents Elise, sans aucun développement supplémentaire à prévoir :
L’extraction de contenu :
- Un OCR multi-modalités unique traite indifféremment l’imprimé, le manuscrit, les tampons, les cases à cocher et les tableaux complexes. Le résultat : une sortie structurée et exploitable, produite en quelques secondes, quel que soit le volume ou la qualité du document d’origine.
L’auto-classification :
- Plutôt que de suivre des règles rigides, AI.Lise s’appuie sur le deep learning pour reconnaître la nature de chaque document dès sa réception, avec un taux de confiance affiché. Les cas incertains sont soumis à validation humaine, et chaque validation rend le système plus fiable.
L’auto-indexation :
- Une fois identifié, le document est automatiquement enrichi. Titre, référence, dates, contacts, durée de conservation réglementaire… tout est renseigné sans ressaisie.
C’est l’un des aspects les plus utiles, et les moins visibles, du travail d’AI.Lise : pendant que votre document est en train d’être classé et publié, des agents s’exécutent en parallèle, sans ralentir le processus. Selon le type de document et vos besoins, cela peut être deux, trois, dix actions ou plus. En voici quelques exemples parmi les plus courants :
- Vérification des données auprès de sources officielles. Un identifiant d’entreprise est confronté aux registres officiels (numéro de SIRET ou de SIREN confronté aux bases officielles de l’INSEE en France, par exemple), une adresse postale est normalisée et géolocalisée. Vous ne travaillez plus avec une donnée simplement saisie, mais avec une donnée confirmée.
- Génération automatique d’un livrable. Selon le type de document, AI.Lise peut produire à la volée une synthèse claire : les parties concernées, les dates importantes, les montants, les clauses à surveiller. Pour un contrat de travail par exemple, une synthèse complète (salaire, convention collective, période d’essai, avantages) sort directement, prête à être partagée avec les RH, sans que personne n’ait eu à la rédiger.
D’autres agents peuvent s’ajouter selon vos processus métier : enrichissement de données, contrôles de conformité, notifications aux équipes concernées, mise à jour d’autres systèmes… Chaque organisation peut ainsi orchestrer autant de tâches parallèles que nécessaire, toutes déclenchées par l’arrivée d’un seul document.
Une fois vos documents rangés, comment les interroger ?
Automatiser la capture et le classement, c’est une chose. Mais une fois vos documents dans Elise, comment les exploiter efficacement au quotidien ? C’est ici qu’intervient l’assistant conversationnel d’AI.Lise.
Vos collaborateurs peuvent lui poser des questions en langage naturel, comme ils le feraient à un collègue :
- « Quelles sont les dates clés de ce contrat ? »
- « Résume-moi ce dossier de 47 pages. »
- « Ce document est-il conforme à notre procédure ? »
L’assistant parcourt l’intégralité des documents concernés, dans un ou plusieurs dossiers, en quelques secondes. Accessible 24h/24, 7j/7, directement depuis l’interface Elise. Il peut aussi :
- Résumer automatiquement un document ou un dossier multi-documents en quelques secondes
- Croiser plusieurs sources pour en dégager le sens global et les tendances (ex. pour un maire : « Que se passe-t-il dans ma ville ? » : vue d’ensemble sur les demandes citoyennes, les projets en cours, etc.)
- Traduire instantanément un document rédigé dans une langue étrangère
- Comparer des documents pour identifier des écarts ou des anomalies (rapprochement facture/bon de commande)
- Générer du contenu à partir des informations du document (résumé, réponse type, compte-rendu)
- Calculer des données à partir des chiffres extraits des documents
- Alerter sur des dates clés, des échéances ou des clauses contractuelles à surveiller
Et cette intelligence n’a pas besoin d’être sollicitée manuellement à chaque fois. Disponible en mode API, l’assistant peut être connecté à Elise.Automate, le moteur de workflows automatisés d’Elise, pour déclencher lui-même ces actions sans intervention humaine. Vos processus tournent en continu, en arrière-plan, automatiquement.
Quels gains concrets selon votre métier ?
Et ces gains ne se limitent pas à un secteur en particulier : ils se retrouvent tout autant dans l’immobilier, l’urbanisme, la santé, l’énergie, l’agroalimentaire ou encore le transport… partout où le volume de documents à traiter peut ralentir, voire freiner, la prise de décision.
Une capacité native d’Elise, pas un outil de plus
AI.Lise fait partie intégrante d’Elise : ce n’est pas un outil à ajouter, à connecter ou à faire cohabiter tant bien que mal avec votre GED, c’est une capacité native de votre plateforme.
Vos équipes continuent de travailler exactement comme avant, dans la même interface ; l’IA opère simplement en arrière-plan, sans rien changer à vos habitudes.
L’IA documentaire est-elle sécurisée et conforme au RGPD ?
Les documents sont traités et hébergés exclusivement en France, avec chiffrement de bout en bout des données en transit et au repos. Les accès sont strictement contrôlés et tracés.
AI.Lise est disponible en cloud souverain certifié SecNumCloud (ANSSI). Notre solution s’inscrit dans le cadre du règlement européen sur l’intelligence artificielle (IA Act) : les fonctionnalités propulsées par IA sont clairement identifiées dans l’interface, chaque traitement est tracé de bout en bout, et un code de conduite éthique encadre l’ensemble de nos usages de l’IA (utilité, légalité, fiabilité et confidentialité).
Vos données ne transitent jamais sur des infrastructures non maîtrisées.
[Découvrez l’ensemble des services IA documentaires de NeoLedge ici.]
[Pour en savoir plus sur l’expertise et les certifications de NeoLedge, rendez-vous ici.]
Questions Fréquentes
Que se passe-t-il si l’IA n’est pas sûre de sa classification ou de son extraction ?
Le document est automatiquement mis de côté pour qu’un collaborateur tranche, plutôt que de risquer une erreur silencieuse. Cette validation humaine, ponctuelle, permet aussi au système de s’améliorer progressivement.
Combien de temps faut-il pour voir les premiers résultats ?
Les gains sont généralement visibles dès les premières semaines d’usage, sans attendre une longue phase de calibrage.
L’IA documentaire peut-elle traiter des documents non structurés, comme un courrier ?
Oui. Contrairement à un formulaire avec des champs fixes, un courrier ou un e-mail n’a pas de structure prévisible : l’information est noyée dans du texte continu. AI.Lise s’appuie sur des modèles de deep learning et d’IA générative capables de comprendre le sens du texte pour en extraire les informations utiles, même sans mise en forme standardisée.
Quels types de documents peuvent être traités par l’IA documentaire ?
Pratiquement tous les documents d’entreprise : factures et devis, contrats et actes juridiques, CV et bulletins de paie, courriers, documents d’identité, relevés bancaires, dossiers patients et administratifs… structurés ou non structurés.
L’IA documentaire est-elle réservée aux grandes entreprises ?
Non. La solution est pensée pour être opérationnelle rapidement, sans expertise technique particulière ni long projet de mise en place. Les PME et ETI qui traitent des volumes importants de factures, de courriers ou de contrats constatent souvent un ROI visible dès les premières semaines.
