L’ECM pour optimiser la gestion des processus documentaires

À l’ère du tout-numérique, la gestion documentaire est en pleine mutation. Les entreprises veulent pouvoir agir sur les documents, mais aussi optimiser l’ensemble des processus documentaires liés. Au-delà des solutions de GED apparaissent les solutions plus globales d’ECM et de Case Management. Elles permettent en effet d’optimiser la gestion des processus documentaires de l’entreprise :

• Qu’il s’agisse des documents entrants, sortants, ou circulants dans l’entreprise ;
• Ou qu’il s’agisse de gérer leur cycle de vie, de la réception à l’archivage, en passant par la validation par les différents acteurs de l’entreprise.

Le besoin : une meilleure gestion des processus métiers dans l’entreprise

C’est un constat récurrent depuis 2015 : la quasi-totalité des décideurs IT et métiers interrogés par une étude Markess indiquent que la gestion de leurs processus documentaires restent à optimiser :

Vos documents – et au-delà, toutes les informations qu’ils contiennent, sont le cœur de votre activité. Savoir les retrouver, les partager, les consulter sans que cela devienne une contrainte technique ou chronophage est indispensable.

C’est pourquoi les entreprises cherchent aujourd’hui à optimiser l’ensemble des flux de documents dans l’entreprise, en particulier :

• Les flux de documents entrants, sortants et circulants dans et hors de l’entreprise,
• Et particulièrement les processus documentaires plus « métiers » : les flux de documents échangés avec les clients et fournisseurs, ou encore les processus documentaires RH.

L’étude menée par Markess en 2017 montre que les besoins des entreprises et les chantiers menés portent particulièrement sur les documents et contenus reçus par l’entreprise. Pour 68% des décideurs, les besoins sont considérés comme « forts » et 23% font part de besoins « moyens ».

Quels processus à optimiser en priorité ?

Les documents entrants : un besoin majeur

68% des décideurs estiment que l’optimisation des flux de documents entrants est une priorité aujourd’hui. En 2017, les besoins des décideurs interrogés portaient prioritairement sur :

• La numérisation des documents reçus au format papier,
• L’intégration à la solution d’ECM des données métiers (CRM, ERP, logiciels comptables…),
• L’archivage de l’ensemble des contenus reçus et la conservation des données dans le temps. Cela est d’autant plus valable avec l’apparition de règlements comme le RGPD qui influent sur la manière dont sont conservées les données personnelles.
• La mise en place de workflows automatiques, mais aussi paramétrables, dès que le document reçu est identifié,
• Et enfin l’indexation des documents reçus, afin de faciliter à la fois le traitement et la recherche d’informations.

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Une réalité : la capture des données issues de tous les canaux de communication

L’optimisation des flux d’informations entrantes est d’autant plus important qu’il est complexifié : En effet, la communication avec les collaborateurs, les partenaires, les clients ou les fournisseurs est aujourd’hui multicanale. Il s’agit de pouvoir capturer les données présentes dans l’ensemble des documents reçus, quel que soit leur format : réception par email, intégration de données issues de formulaires depuis le site internet, etc.

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De plus en plus d’acteurs sont également impliqués : on souhaite parfois ouvrir les accès des documents aux fournisseurs, afin qu’ils puissent retrouver les bons de commandes, ou donner accès au client à la version signée de son contrat. La GED, et plus globalement l’ECM, deviennent de véritables outils collaboratifs pour l’entreprise.

Enfin, il s’agit aussi de pouvoir consulter ces documents depuis n’importe quel canal. Il devient de plus en plus fondamental de pouvoir gérer les documents, les tâches ou les workflows depuis un téléphone ou une tablette. La mobilité est un axe de déploiement fort, et qui est de plus en plus proposé par les solutions d’ECM.

Les documents émis : des besoins forts en sécurisation

Enfin, concernant la nécessité d’optimiser la gestion des processus documentaires sortants, les enjeux cités par les décideurs sont majoritairement liés à la question de la sécurisation des données, avec entre autres :

• L’activation de workflows et l’optimisation de la diffusion des documents (envoi d’emails de confirmation, connexion avec les différents canaux de communication, etc.)
• L’archivage des documents numériques émis : contrats, factures, etc.
• La sécurisation de ces mêmes documents,
• Et enfin la signature de documents électroniques avec tous les types de signature possibles : signature serveur, image de la signature manuscrite, ou signature via une clé d’identification personnelle et nominative.

Certaines solutions comme l’ECM Elise proposent des outils pour aller toujours plus loin dans le gain de temps pour la gestion des documents sortants, avec par exemple :

• Des systèmes de parapheurs électroniques,
• Des options comme le cachet de signature serveur,
• Ou encore l’appel à des banques de modèles, pour éditer depuis la plateforme d’ECM des documents bureautiques chartés aux couleurs de l’entreprise et pré-remplis avec les métadonnées disponibles (numéro de commande, référence client, etc.).

Dans le domaine de la gestion des processus documentaires, les entreprises ont aujourd’hui des besoins plus importants et surtout plus variés. Il ne s’agit plus seulement de mettre en place des solutions capables de gérer des « documents », mais bien du « contenu » au sens large : des courriers, des dossiers, des formulaires web, des emails – et toutes les métadonnées associées.

Il s’agit de pouvoir également gérer l’ensemble du cycle de vie de ces données, et de pouvoir assurer une sécurisation des accès et des partages, sans perdre de temps lorsqu’il s’agit de retrouver ou de partager un document en particulier.

Des solutions d’ECM innovantes comme Elise permettent de (re)prendre en main vos informations métiers, et combinent à une solution de GED efficace des workflows facilement paramétrables pour vous permettre d’optimiser la gestion des processus documentaires, métiers et transverses dans votre entreprise. N’hésitez pas à contacter l’un de nos experts pour plus d’informations.

Vous souhaitez mettre en place une solution efficace pour gérer vos processus documentaires ? N’hésitez pas nous contacter et à poser vos questions à nos experts !

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