Les avantages de la signature électronique ? On vous dit tout !

Au quotidien les entreprises doivent traiter un certain nombre de documents, ce qui entraîne une importante consommation de papier et de temps. Pour cette raison, de plus en plus d’entreprises optent pour la dématérialisation afin de traiter électroniquement leurs documents. Lors du traitement de ces derniers se pose la question de la signature : les entreprises en viennent souvent à l’impression des documents pour les signer manuellement, ce qui a pour inconvénient de rompre les processus de traitement.

Toutefois, à une époque où les solutions de dématérialisation prennent de plus en plus d’ampleur, la signature électronique fait surface. Cette technologie apparaît comme l’élément indispensable pour remédier à cette contrainte qu’est la rupture des processus de traitement.

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Valeur légale de la signature électronique : une fiabilité garantie par la loi

ECM Elise

La signature électronique est l’équivalent de la signature manuscrite pour un document dématérialisé. Elle a pour objectif, tout comme la signature papier, de démontrer qu’un document a été signé par une personne authentifiée.

En effet, la signature électronique est officialisée en France à la suite de la loi n°2000-230 du 13 mars 2000. Elle entre dans le droit français, comme l’indique l’article 1366 du code civil : « L’écrit électronique a la même force probante que l’écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité. »

La signature se voit ensuite reconnue en Europe le 1er Juillet 2016 grâce à l’application du règlement européen n°910/2014 de l’eIDAS. Ce règlement est consacré à l’identification électronique et aux services de confiance pour les transactions électroniques.

Authentification du signataire : une protection des données assurée

Signer électroniquement a aussi pour avantage la protection des données. Elle permet d’authentifier le signataire pour montrer que le document a été approuvé par une personne identifiée. De ce fait, la signature électronique permet d’éviter la non-répudiation. Le signataire ne peut pas nier avoir signé ledit document.

Pour garantir cette protection des données, la signature électronique peut nécessiter un certificat numérique. Il s’agit d’une carte d’identité numérique contenant des informations personnelles. Le certificat a pour but de s’assurer de l’identité d’une personne. De plus, il correspond à l’outil de signature qui se matérialise sous la forme d’une clé USB, de carte à puce.

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Il est également possible de signer un document en tant qu’organisation, c’est-à-dire en tant qu’entité et non en tant qu’individu. Signer au nom d’une entreprise requiert ce que l’on appelle un cachet électronique serveur. Grâce à lui, vous pouvez effectuer la signature des factures, devis et autres documents officiels de votre entreprise. Cette fonctionnalité permet en même temps de garantir l’intégrité, l’authenticité et l’origine desdits documents.

Optimisation des échanges : un gain de temps considérable

Signer électroniquement représente un gain de temps à ne pas négliger. Ce processus technique permet l’accélération des échanges au sein de votre entreprise. En effet, la signature électronique permet de réduire les déplacements physiques et par conséquent de traiter des documents plus rapidement et en plus grande quantité. Vous pouvez gérer les documents internes tels que fiches de paie, factures, mais aussi les documents entrants et sortants tout en réduisant le délai de traitement de ces derniers.

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En outre, vous pouvez dire « au revoir » à l’archivage papier, puisqu’il devient possible d’envoyer un document sans l’imprimer. Cette réduction de la quantité de papier implique le fait de pouvoir gérer électroniquement un document de bout en bout, ce qui évite toute rupture des processus. Ainsi, cette technologie sécurisée, rapide et efficace qu’est la signature électronique permet l’accélération des échanges.

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