À l’ère du numérique, archiver un document ne consiste plus simplement à le stocker : il faut pouvoir garantir sa fiabilité, son authenticité et sa conformité dans le temps. C’est tout l’enjeu de l’archivage à valeur probante, qui permet de reconnaître un document électronique comme preuve légale en cas de besoin. Pour cela, les solutions modernes de GED intègrent des fonctionnalités avancées qui renforcent la valeur juridique de vos documents numériques. Mais en quoi consiste réellement la valeur probante ? Pourquoi est-elle cruciale ? On vous explique.
Que signifie « valeur probante » ?
Un document a valeur probante lorsqu’il peut être reconnu comme preuve recevable devant un tribunal ou toute autorité compétente. Pour cela, il doit être :
Prenez l’exemple d’un poste qui attire 300 candidatures. Là où un tri manuel prendrait plusieurs jours, l’IA accomplit cette tâche en quelques minutes, voire instantanément. Elle permet de :
- Authentique (identifié comme étant d’origine et non falsifié),
- Intègre (garanti sans modification depuis son archivage),
- Accessible à tout moment (consultable facilement, même des années plus tard !),
- Traçable (chaque action est enregistrée).
Pourquoi est-ce si important ?
Parce que vos documents peuvent engager la responsabilité de votre organisation.
Sans archivage à valeur probante :
- Vous risquez des litiges impossibles à trancher, faute de preuve fiable.
- Vous pouvez être non conforme aux obligations légales (RGPD, eIDAS, NF Z42-013).
- Vous vous exposez à des sanctions, pertes financières, voire à une atteinte à votre réputation.
En bref : c’est votre capacité à prouver qui fait la différence. Et c’est là que l’archivage probant, notamment via une GED adaptée, devient stratégique.
Archivage probant : ce que la GED Elise fait pour vous
Une solution de GED bien conçue, telle qu’Elise, vous permet de protéger vos documents, d’assurer leur intégrité et de garantir leur validité dans le temps.
1. Des fondations solides pour la valeur probante :
Elise intègre pour cela toutes les briques indispensables pour fiabiliser vos archives numériques :
- Signature électronique certifiée : authentifie l’auteur et confère une valeur juridique au document.
- Horodatage fiable : atteste la date et l’heure précises d’archivage.
- Sécurité des accès renforcée : chiffrement, contrôle des droits, journalisation complète.
- Traçabilité : toutes les actions sont enregistrées pour garantir la transparence.
- Archivage pérenne : conservation à long terme grâce à des formats durables (PDF/A, XML) et migrations régulières.
2. Des durées de conservation maîtrisées automatiquement :
Parce que tous les documents n’ont pas les mêmes exigences de conservation, Elise propose une gestion automatisée des durées d’archivage. Grâce à un automate de conservation et un tableau de gestion sur mesure, vous pouvez :
- Définir pour chaque document sa Durée d’Utilité Administrative (DUA), c’est-à-dire la période pendant laquelle un document doit être conservé pour un usage interne ;
- Déterminer un sort en fin de DUA : suppression, conservation allégée ou transfert vers un système d’archivage définitif.
Ces règles sont exécutées automatiquement par Elise, limitant les risques d’erreur ou d’oubli.
3. Une passerelle vers l’archivage définitif :
Pour les documents devant être conservés à très long terme, Elise propose une connexion fluide avec un Système d’Archivage Électronique (SAE) externe certifié. Le module dédié permet de :
- Sélectionner les documents selon des critères (DUA atteinte, nature, service, etc.),
- Exporter les fichiers au format PDF/A avec leurs métadonnées XML, selon les standards SEDA/MEDONA, garantissant leur accessibilité future,
- Générer automatiquement les bordereaux de traitement, définissant les actions de transfert ou de suppression,
- Choisir le sort dans Elise : suppression, conservation allégée ou totale.
Les bonnes pratiques à adopter :
- Choisissez une GED conforme aux normes en vigueur.
- Définissez une politique d’archivage claire, alignée sur vos besoins et vos obligations réglementaires.
- Automatisez l’archivage et les contrôles pour réduire les erreurs humaines.
- Formez vos équipes aux bons réflexes en matière d’archivage numérique.
- Testez régulièrement vos procédures de restauration et de contrôle.
Une GED bien paramétrée, c’est donc à la fois un bouclier juridique, un outil de conformité, et une garantie de maîtrise documentaire. Envie de découvrir comment notre solution Elise peut vous aider ? Contactez-nous pour une démonstration personnalisée !
