Témoignage Client – Le Crédit Agricole d’Ile de France
Le Crédit Agricole d’Ile de France a fait le choix d’une solution de dématérialisation des flux entrants, portée conjointement par Edokial et NeoLedge, et de digitalisation des processus. Entretien d’Antoine Marsily, Facility Manager au Crédit Agricole d’Ile de France
L'Historique et les enjeux du projet
Très tôt, le Crédit Agricole d’Ile-de-France s’est orienté vers le digital et la dématérialisation notamment au travers de la mise en place de la signature électronique et d’une GED communautaire, commune aux différentes caisses régionales du Crédit Agricole, pour stocker les documents clients.
En 2015, le Crédit Agricole d’Ile-de-France a initié un projet d’ampleur appelé AGENCE ACTIVE.
A cette occasion est né le projet zéro papier au sein de nos 275 agences : l’objectif étant de dématérialiser l’ensemble des fonds documentaires stockés au sein de nos agences et sites administratifs.
Trois grands domaines ont été traités :
- Les contrats bancaires papiers et documents clients stockés en agence
- Les factures fournisseurs
- Le courrier entrant d’une partie des unités du Crédit Agricole d’Ile-de-France
Les objectifs de l’époque étaient :
- De simplifier la gestion des flux documentaires au quotidien par l’échange au format numérique
- D’optimiser la réactivité dans la prise en charge des demandes clients
- De diminuer les risques opérationnels
- Et enfin de fluidifier les échanges entre le réseau d’agences et le siège en offrant un accès dématérialisé et rapide aux documents
Cette première chaine de dématérialisation se composait de trois briques distinctes : la numérisation, la RAD LAD (visant à typer, adresser et indexer les documents) et un outil de GED/GEC privative pour stocker et distribuer les documents, solution complémentaire à la GED communautaire.
“C’est courant 2020 que nous avons engagé une réflexion pour optimiser notre chaine de dématérialisation”
Tout d’abord l’évolution de notre plateforme était un incontournable pour atteindre nos objectifs en terme de digitalisation des processus : aussi bien pour nos procédures internes que pour nos échanges avec nos partenaires.
L’évolution vise à :
- Participer activement la dynamique de notre politique RSE
- Offrir un parcours utilisateur plus ergonomique et plus fluide
- Renforcer notre dispositif pour répondre aux exigences du RGPD
- Dématérialiser 100 % de notre courrier entrant à horizon 2022 (qui représente environ 250 000 documents annuels, la première chaine couvrant 20 à 30% des flux)
- Optimiser et décharger nos serveurs bureautiques
Suite à un appel d'offres, le Crédit Agricole d’Ile-de-France a retenu la proposition faite par Edokial/NeoLedge
La réponse faite nous a apporté une réponse globale à nos besoins.
D’une part, EDOKIAL, partenaire de longue date du Groupe CREDIT AGRICOLE, nous apportait son savoir-faire et son expérience en terme de dématérialisation et de traitement automatisé des flux. Tout en nous offrant la possibilité de bénéficier d’une chaine certifiée à copie fidèle ainsi qu’un SAE à valeur probante.
C’est un point important à nos yeux, car cela nous permettra à terme de minimiser le stockage physique.
En complément NEOLEDGE apporte une solution en matière de GED qui répond à tous nos besoins :
- Une ergonomie simple et efficace et favorisant un parcours utilisateur fluide et intuitif
- Un outil largement paramétrable par nos soins reposant sur la structure organisationnelle de notre entreprise
- L’intégration de nos documents via différents canaux (numérisation industrielle, import manuel, intégration avec Outlook pour les documents numériques) et un enrichissement des données issues du SI via des référentiels ou des API
- Un moteur de workflow qui permet de digitaliser les processus associés aux documents
- Enfin ELISE nous permet également d’injecter des documents dans la GED communautaire, les deux GED étant ainsi complémentaires
Comment s'est déroulé le projet ? Et quelles sont les prochaines étapes ?
Nous avons mené une première phase, d’environ 10 mois, pour remplacer la chaîne en place : installer le socle technique de la numérisation, mise en place de la GED intégrée au SI et reprise des données existantes (environ 600.000 documents). Le chantier suivant a consisté à informer et former 500 utilisateurs, sur un premier périmètre, pour assurer une bascule fluide de l’ancienne solution vers la nouvelle.
Ensuite, même si l’objectif de la première phase était de migrer l’existant à iso fonctionnalités, nous avons anticipé la mise en œuvre de nouveaux besoins notamment par la création de quelques processus (digitalisation du processus de traitement des mandats B2B par exemple) pour confirmer l’agilité de la solution.
Une seconde phase démarre à présent. Elle sera consacrée à la mise en place de nouvelles fonctionnalités, et à l’ouverture de la GED à l’ensemble des unités. Nous allons augmenter la dématérialisation des plis annuels pour arriver à 100%. Et surtout, nous allons intensifier la digitalisation de nos processus documentaires.
Les processus cœur business (entrée en relation, ouverture de compte, KYC…) ont déjà été dématérialisés il y a quelques années, pour l’ensemble des caisses. Mais nous avons identifié une centaine de processus qui mériteraient d’être digitalisés : par exemple, un processus métier relatif à une injonction d’ouverture de compte de la Banque de France. Ou un processus relatif à notre flotte de véhicules d’entreprise – et à la gestion des PV dont le traitement peut prendre entre 10 minutes… et 5 jours. Pour chaque processus, les mêmes questions se posent : quelle volumétrie à traiter pour quel gain de temps au final ? Sans oublier de pondérer avec le risque relatif à l’erreur humaine.
Nous n’en sommes qu’au début de notre histoire commune…
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