Création automatique de dossiers avec la technologie SmartLink
Automatisez la gestion de vos dossiers
La technologie SmartLink, intégrée à Elise, construit pour vous vos dossiers clients, partenaires ou fournisseurs et garantit la cohérence et la performance de votre système documentaire.
Grâce à SmartLink, vous :
- classez automatiquement vos documents gérés dans l’application Elise
- disposez en temps réel de tous les documents liés à un dossier (client, partenaire, fournisseur, projet…)
- optimisez vos recherches
- gagnez en efficacité et boostez ainsi votre ROI !
SmartLink vous permet :
- de retrouver une facture liée à un bon de commande, un devis, un contrat, une réclamation et/ou une demande d’achat et de répondre ainsi aux exigences de la piste d’audit fiable ;
- de constituer un dossier client / fournisseur / partenaire recensant tous les documents le concernant ;
- de créer un dossier citoyen réunissant ses demandes et vos réponses associées ;
- de rassembler les documents créés autour d’un projet (présentation, compte-rendu, devis, enquête, etc.) ;
- et tant d’autres possibilités qui peuvent être paramétrées selon vos besoins.
SmartLink : les liens automatiques
SmartLink crée de manière automatique des liaisons entre les documents d’Elise. Ces liaisons sont établies en fonction de vos règles métiers :
Liaisons structurées
Liens définis au moment de la saisie des MÉTADONNEES dans la fiche descriptive Elise du document (ou de l’intégration automatique de données suite à des opérations de LAD/RAD).
SmartLink crée des dossiers clients / fournisseurs en liant automatiquement l’ensemble des pièces utiles (demandes de devis, propositions commerciales, bons de commande, contrats, factures, bons de livraison, réclamations…).
Un système de LAD en entrée peut automatiser la publication dans Elise des données contenues sur les factures fournisseurs. Sans aucune manipulation requise, Elise constitue ainsi automatiquement l’historique d’un dossier et répond à 100% des exigences de la piste d’audit fiable.
La technologie SmartLink applique à l’ensemble de votre système documentaire et touche à tous les métiers de votre organisation : documents qualité, dossiers RH, gestion des subventions, dossiers immobiliers…
exemple : à la réception d’une facture dans Elise, un numéro de bon de commande lui est associé. Un lien est alors automatiquement créé entre la facture et le bon de commande (et inversement).
Liaisons non structurées
Liens établis à partir du CONTENU d’un document. Ces liens sont créés à partir d’une recherche plein texte réalisée sur le document Elise et l’ensemble des pièces jointes associées. Le contenu du document fait mention d’une référence Elise, SmartLink détecte celle-ci et lie les documents. Un lien est automatiquement crée si la référence est citée dans un commentaire.
L’ensemble des documents créés et publiés dans Elise sont indexés au niveau de leur contenu, qu’il s’agisse de documents issus de la numérisation (via la fonction d’OCR intégrée) ou de documents électroniques créés directement depuis Elise ou publiés a posteriori (indexation automatique des documents Office, OpenOffice ou PDF).
exemple : un document contenant une référence à un autre document est intégré dans Elise. SmartLink analyse le contenu de ce document et réalise le lien vers le document auquel il fait référence.
Générer le dossier complet d’un contact tiers ? Elise le fait pour vous !
Depuis un document qui concerne un contact en particulier, Elise établit un lien url qui vous donne accès au dossier client / partenaire ou fournisseur qui regroupe l’ensemble des documents en relation avec ce contact.
Liaisons url
Ces liaisons sont établies à partir des référentiels de contacts externes importés ou créés dans Elise et gérés dans la base des contacts tiers.
Elise vous permet aussi d’importer aisément vos référentiels de contacts (base clients / fournisseurs / partenaires / citoyens…).
exemple : vous avez besoin de retrouver simplement tous les documents échangés avec un fournisseur ? Elise vous permet d’accéder au dossier complet de votre fournisseur (factures, bons de commande, bons de livraison…), organisé par année, type de documents, etc.
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