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Définition | Archivage électronique

C’est quoi ?

Définition archivage électronique | NeoLedge

L’archivage électronique et le classement aident les entreprises à organiser leurs documents afin d’y avoir accès rapidement.

L’archivage consiste à classer des documents qui n’ont plus d’intérêt immédiat pour les utilisateurs.

Le classement consiste à gérer de manière structurée et organisée des documents. En d’autres termes, c’est ordonner et mettre des documents à la place qui leur a été définie.

Cependant il ne faut pas confondre classement et rangement.

  • Le classement c’est la mise en ordre intellectuelle des documents selon une organisation logique et rationnelle.
  • Le rangement c’est placer des documents d’une manière ordonnée dans du matériel de conditionnement.

L’archivage et le classement des documents sont des activités réglementées et cadrées. Tous les documents ne possèdent pas les mêmes obligations légales de conservation, elles varient selon la nature du document à conserver.

Pourquoi ?

L’archivage et le classement des documents doivent permettre à l’entreprise un repérage rapide et efficace des documents archivés. Pour cela le classement se doit d’être compréhensible et en adéquation avec le fonctionnement logique de l’entreprise. De plus, il se doit d’être évolutif afin de faciliter l’intégration de nouveaux documents.

L’archivage et le classement des documents entraînent des gains de productivité évidents pour l’entreprise.

Comment ?

La solution de GED Elise permet de classer et d’organiser automatiquement documents et emails en se basant sur les métadonnées pour créer automatiquement les liens entre les différents documents, tout en respectant les réglementations et les obligations légales.

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