Comment rédiger un cahier des charges GED efficace ?
Déployer une solution de Gestion Électronique des Documents (GED) comme Elise, de NeoLedge, c’est bien plus qu’un choix technologique : c’est une transformation de vos processus, de vos habitudes et de votre organisation. Pour réussir cette transition, un cahier des charges précis et structuré est indispensable. Il guide vos choix, cadre le projet et aligne toutes les parties prenantes.
Voici les étapes clés pour le rédiger efficacement.
1. Définir les objectifs :
Avant de commencer, clarifiez ce que vous attendez de la GED. Ces objectifs serviront de cadre pour concevoir la solution :
- Quels enjeux souhaitez-vous adresser ?
- Quels résultats recherchez-vous (rapidité, sécurité, traçabilité, collaboration…) ?
- Quels problèmes cherchez-vous à résoudre (volumétrie croissante, archivage papier encombrant, multiplication des canaux de réception, délais de circulation de l’information, lenteurs de décision, etc.) ?
2. Recenser les besoins métiers :
Le cahier des charges doit refléter le fonctionnement réel de l’entreprise. Pour cela, échangez avec les équipes utilisatrices et collectez :
- Les types de documents à gérer (factures, contrats, dossiers RH, bons de commande…) et leurs canaux d’entrée (formulaires web, papier, e-mail, SI, etc.).
- Les volumes et fréquences de traitement.
- Les difficultés rencontrées au quotidien.
- Les workflows existants et les étapes de validation.
- Les besoins en signature électronique (interne ou externe).
- Les fonctionnalités attendues (recherche, versioning, etc.).
- Les applications ou référentiels métier à intégrer.
- Si une reprise de l’existant est prévue.
- Les besoins en archivage électronique à long terme.
- Les attentes autour de l’IA et de la GED.
Une analyse terrain solide permet de prévoir une solution évolutive et adaptable, deux atouts majeurs d’Elise.
3. Structurer les fonctionnalités attendues :
Une GED peut proposer de nombreux services.
Pour y voir clair, classez-les en catégories :
Indispensables :
Ce sont les fonctions absolument nécessaires pour le fonctionnement de votre GED. Elles répondent aux besoins fondamentaux de votre organisation et garantissent l’efficacité et la sécurité de la gestion documentaire.
Par exemple : Indexation et classement des documents, recherche avancée, gestion des droits et des accès, archivage sécurisé, ou encore reconnaissance optique de caractères (OCR) pour transformer les documents papier en fichiers exploitables.
Souhaitables :
Ces fonctionnalités ne sont pas critiques, mais elles apportent un confort d’usage et une productivité accrue. Elles peuvent faire la différence entre plusieurs solutions équivalentes.
Par exemple : notifications et alertes automatiques, intégration avec vos outils métiers existants (ERP, CRM, messagerie), signature électronique, IA, etc.
Optionnelles :
Ces fonctions sont intéressantes mais non prioritaires. Elles peuvent être envisagées pour enrichir l’expérience utilisateur ou répondre à des besoins futurs.
Par exemple : application mobile pour consultation et modification à distance, gestion multimédia (images, vidéos), reporting avancé, etc.
Cette priorisation facilitera la comparaison entre les différents éditeurs, et reste évolutive : certaines fonctionnalités aujourd’hui souhaitables ou optionnelles peuvent devenir indispensables demain. Les intégrer dans votre cahier des charges permet d’anticiper l’évolution de vos besoins et la montée en puissance de la solution.
4. Préciser les contraintes du projet :
Pour éviter les imprévus, documentez toutes les contraintes :
- Techniques : compatibilité avec l’existant, sécurité, performances, mode d’hébergement…
- Organisationnelles : profils utilisateurs, rôles, droits d’accès, formation…
- Réglementaires : RGPD, délais de conservation, auditabilité…
Ces éléments garantissent un déploiement maîtrisé et conforme.
5. Définir les critères de sélection :
Pour comparer les solutions GED/ECM, établissez des critères objectifs :
- Couverture fonctionnelle
- Ergonomie et simplicité d’utilisation
- Niveau de sécurité
- Qualité du support et de l’accompagnement
- Capacité d’innovation
- Coût global du projet
Un tableau comparatif est souvent la meilleure manière de structurer ces éléments. Les solutions les plus pertinentes sont souvent celles qui allient ergonomie, flexibilité et expertise de déploiement : une combinaison qui fait la force de notre GED Elise.
6. Planifier le projet :
Le cahier des charges doit offrir une vision claire du déploiement :
- Étapes clés (analyse, paramétrage, migration, tests, formation, mise en production).
- Calendrier général.
- Ressources mobilisées.
- Plan d’accompagnement des utilisateurs.
- Indicateurs de suivi et de réussite.
Cette planification sécurise le projet et facilite la coordination.
Un cahier des charges bien pensé est la fondation d’une GED réussie. Il permet de définir vos besoins, d’identifier la solution la plus adaptée et de préparer un déploiement fluide et maîtrisé.
Investir du temps sur cette étape, c’est garantir une mise en place efficace, adoptée et durable.
