Organisation documentaire : 7 règles d’or pour exploiter pleinement votre ECM
Pour gérer efficacement les contenus de votre entreprise, un classement documentaire moderne est indispensable. Celui-ci repose sur des règles de gestion claires, des méthodes de travail cohérentes et partagées par tous, ainsi qu’un accompagnement adapté auprès de vos équipes pour garantir une mise en œuvre durable.
Face à l’explosion des contenus, une GED intelligente devient alors un allié stratégique.
Trop de temps perdu à chercher un document ? Des erreurs de version ? Des risques de non-conformité ? Il est temps d’optimiser vos pratiques.
Découvrez 7 règles d’or pour une organisation documentaire claire, durable et intelligente, gage de productivité, conformité et sérénité.
1. Centraliser et classer dès l’entrée :
Un document bien rangé est un document utile. Fini les informations dispersées « en attente de tri », stockées sur des disques locaux ou dans des silos applicatifs !
À faire :
- Consolidez tous vos contenus dans une GED unique, accessible partout grâce au cloud.
- Activez les connecteurs (Outlook, CRM, ERP, etc.).
- Automatisez le classement dès l’entrée (e-mail, scan, document numérique issu du système d’information…) pour éviter les oublis et doublons.
- Éliminez les stockages intermédiaires non maîtrisés.
2. Activer l’intelligence de votre GED :
Les GED modernes ne se contentent plus de stocker des fichiers : elles lisent, comprennent et classent.
Fonctionnalités à exploiter :
- L’intelligence artificielle (IA), le machine learning et l’OCR (reconnaissance optique de caractères).
- L’indexation et la lecture automatiques.
- Le classement intelligent par type/source.
- Les workflows automatisés (validation, archivage, etc.)
Par exemple : une facture reçue par e-mail est automatiquement extraite, classée dans le bon dossier et liée au dossier fournisseur approprié, sans intervention manuelle.
3. Capitaliser sur les métadonnées :
Les métadonnées sont le GPS de votre GED intelligente. Elles enrichissent chaque document pour le rendre exploitable avec :
- Des champs clés : type, date (création, signature, échéance…), auteur, projet, statut (en cours, validé, archivé),
- Un accès rapide à l’information, même sans connaître l’arborescence.
- Des filtres puissants pour organiser les contenus dynamiquement.
- Un socle fiable pour les automatisations (alertes, validations, archivage).
Conseils : Imposez certaines métadonnées obligatoires à la création du document, automatisez leur remplissage quand c’est possible et utilisez les suggestions intelligentes de la GED pour faciliter la saisie.
4. Définir une arborescence claire, cohérente et évolutive :
L’arborescence est la colonne vertébrale du classement documentaire. Elle doit refléter la structure de votre organisation tout en étant intuitive pour les utilisateurs métiers.
Bonnes pratiques :
• Concevez une structure logique, homogène et alignée sur le plan de classement global de l’entreprise.
• Limitez les imbrications excessives pour garantir une navigation fluide et intuitive.
• Utilisez des noms explicites, normalisés et compréhensibles par tous.
• Prévoyez une évolution facile dans le temps.
À éviter : les structures trop complexes ou trop personnalisées qui rendent la navigation difficile et le classement incohérent.
Avec Elise, la solution GED intelligente de NeoLedge, profitez d’arborescences illimitées et adaptées à vos besoins : vues dynamiques personnalisées, vues relationnelles pour une lecture contextuelle, structures figées ou évolutives, et génération automatique selon votre plan de classement.
5. Contrôler les accès pour sécuriser l’information :
Tous les documents ne doivent pas être visibles par tous. Une GED bien configurée limite les fuites et erreurs de diffusion, renforce la sécurité et protège la réputation de l’entreprise.
À mettre en place :
- Des droits par rôle, équipe ou type de document.
- La protection des contenus sensibles (RH, juridique, données personnelles).
6. Automatiser les workflows de validation :
Gagnez en efficacité tout en gardant la main sur vos processus ! Contrats, devis, bons de commande, demandes RH… chaque étape s’enchaîne automatiquement, avec moins de tâches manuelles, plus de traçabilité et une circulation des documents optimisée.
Ce que vous pouvez mettre en place :
- Des circuits d’approbation automatisés selon les rôles ou services ;
- Des signatures électroniques intégrées et certifiées ;
- Des rappels automatiques (validations en attente) et un suivi en temps réel de l’avancement .
7. Mettre en œuvre votre stratégie d’archivage :
Une GED respecte un calendrier de conservation légal. En fin de la durée d’utilité administrative (DUA), les documents sont conservés ou éliminés.
Actions clés :
- Appliquez les règles de conservation légales,
- Activez l’archivage automatique des documents selon leur durée d’utilité administrative (DUA) : à l’échéance, le sort final (conservation ou élimination) est appliqué de manière sécurisée et conforme.
- Programmez la suppression sécurisée des documents dont le sort final est défini à “élimination” dans le calendrier de conservation.
Par exemple : archivage au bout de 10 ans pour les factures, et suppression après 2 ans pour les CV non retenus.
